El mundo contemporáneo dividirá sus referencias y conceptos entre los tiempos anteriores y posteriores a la pandemia de Covid-19; en la historia reciente han ocurrido un conjunto de acontecimientos los cuales cambiaron al mundo, y la pandemia de 2020 será sin duda alguna, el más relevante de ellos.

Algunas de las lecciones más significativas fueron para las empresas. Ante las contingencias sorpresivas, imposibles de predecir, las organizaciones se vieron obligadas a reconfigurarse rápidamente y aprender a operar bajo un velo permanente de incertidumbre. Pese a que los planes de continuidad y contingencia nos son instrumentos nuevos, la mayor parte de las organizaciones no habían dedicado los recursos necesarios para desarrollarlos adecuadamente.

Considerando lo improbable

Las probabilidades de que en el mediano plazo, digamos, en los próximos cinco años, tenga lugar un sismo de magnitud tal que restrinja a la empresa para continuar operando, son francamente mínimas. Lo mismo ocurre al considerar un incendio, una inundación, o una explosión. Por ello, las más de las veces, las empresas hicieron uso de su tiempo dedicándolo a otras actividades.

Cuando una persona contrata un seguro para su automóvil, está realizando una apuesta contra su propio bienestar, mientras la aseguradora lo hace a su favor. En un año cualquiera, lo más probable es que el automovilista no se accidente ni sufra el robo de su vehículo, por lo que el resultado será haber perdido la apuesta, o la prima pagada. Pese a todo, repetirá la apuesta al año siguiente, pues sabe que en caso de sufrir un percance y carecer de un seguro, el desequilibrio financiero a afrontar podría ser considerable. En el caso de las empresas, el fenómeno es similar aunque en términos relativos, el costo a afrontar para estar protegidas es mucho menos relevante.

Anticipando las adversidades

El plan de continuidad y atención a emergencias es una colección de escenarios en los cuales la empresa confronta las situaciones con el potencial de afectar sus operaciones, típicamente por afectaciones o limitaciones a sus instalaciones físicas o a su infraestructura. Tales escenarios no se elaboran con base en sus causas, sino en sus efectos e implicaciones.

En ese sentido, la empresa realiza la consideración, por ejemplo, para afrontar una situación en la cual repentinamente pierde acceso físico a sus instalaciones, sin importar si la restricción pudiera deberse a una clausura, una tormenta de nieve, o una pandemia. Para el escenario en cuestión, la empresa anticipa medidas a aplicar de inmediato, las cuales pueden consistir en hacer uso de un sistema predefinido de notificación a todos los colaboradores, indicándoles que deberán permanecer en sus domicilios y estar atentos a nuevos avisos. El mismo escenario tendría asociadas un segundo conjunto de medidas para aquellos casos en los cuales la restricción pudiera extenderse por mástiempo, por ejemplo, durante tres días, reconfigurando provisionalmente las actividades laborales mediante esquemas de teletrabajo, mientras las condiciones continúen en estado de excepción. Y quizá un tercer nivel aplicable cuando la restricción se extendiese por tiempo indefinido, en el cual la empresa aceptaría confirmaciones en correo electrónico como sustitutos de firmas autógrafas en los documentos, se estableciera un servicio de valija entre los domicilios de algunos colaboradores, y se efectuaran modificaciones temporales a la asignación de algunas prestaciones. La empresa podría haber considerado medidas adicionales, como preseleccionar espacios alternativos de los cuales disponer, e incluso haber avanzado acuerdos con terceras partes para poder utilizar ubicaciones alternas rápidamente, en caso de presentarse una situación que imposibilitara el uso de la sede de la empresa.

Los beneficios del pesimismo

Los planes de continuidad se enriquecen de la diversidad de problemas contemplados y la magnitud de sus consideraciones. Pueden tomar en cuenta situaciones de impacto no crítico, como la pérdida del servicio telefónico de la empresa, hasta escenarios catastróficos, como la pérdida súbita del inmueble y todo lo contenido en su interior. Escenarios como la imposibilidad de acceso a internet, carencia de suministro eléctrico, muerte de un colaborador al interior de las instalaciones, amenaza de bomba, bloqueos sindicales, incendio, inundación, daños estructurales en el edificio, inoperatividad del centro de datos, pérdida de información en sistemas de cómputo, robo de unidad de transporte o clausura de las instalaciones, son supuestos comunes en los planes de continuidad. Sin embargo, la mayoría de tales escenarios no se consideran como tales, sino enfocándose los efectos producidos y partiendo de ellos.

Cuando los segundos cuentan

Tras iniciarse una crisis, puede anticiparse la pronta llegada del caos. Al tratarse de situaciones extraordinarias, las empresas no están familiarizadas con los mecanismos a aplicarse al momento de suceder la crisis, o peor, carecen de cualquier lineamiento realizado con anterioridad y es necesario improvisar.

Los planes de continuidad permiten reaccionar de forma más ordenada, pero sobre todo, ejecutar acciones acertadas e implementar medidas en tiempos reducidos. Si las instalaciones de una empresa son consumidas por un incendio, su recuperación podría ser más manejable si contara acceso a respaldos de información remotos, protocolos para aplicación temporal de teletrabajo, líneas de financiamiento previamente negociadas con un banco, un directorio de empresas de coworking con las que anticipadamente habían tenido acercamientos y alcanzado algunos acuerdos básicos, un listado de inmuebles con las características correctas para alojar al personal, que podrían llegar a ser ocupados como sede alterna durante los meses necesarios para ejecutar las tareas de reconstrucción, digitalización de todos los documentos relevantes y copias notariadas almacenadas en una ubicación externa, e incluso la plantilla preelaborada de un comunicado de prensa. Si en cambio no contara con nada, el reino del caos habría de extenderse por algún tiempo más, provocando malas decisiones, generando erogaciones ineficientes y, posiblemente, innecesarias.

Esfuerzo real, aplicación incierta

La elaboración de un plan de continuidad no es una tarea fácil, simple ni rápida. Un plan de baja calidad podría ser inútil, o incluso contraproducente. Contar con un plan adecuado requiere destinar recursos para su elaboración. Considerando que podría tratarse de un instrumento que nunca será usado, no son pocas las empresas las que lo postergan indefinidamente.

Además del esfuerzo necesario para su elaboración, algunas de sus secciones podrían requerir revisiones y actualizaciones constantes, convirtiéndolo en un instrumento vivo que demanda cierta atención rutinaria.

Parte de las medidas pueden ser sustancialmente simplificadas mediante el uso de software y plataformas electrónicas especializadas, desarrolladas específicamente para facilitar la gestión de crisis. Algunas de ellas pueden abarcar un amplio espectro de escenarios adversos, pero en cualquier caso, siempre será necesario dedicar tiempo y esfuerzo a la previsión, al menos durante las etapas iniciales de planeación e implementación.

Inversiones con alto retorno

Retomando el caso del individuo asegurando su vehículo del cual, pese a no accidentarse, continúa pagando la prima, podría llegar el día en el cual finalmente tuviera un siniestro. El sufrir un accidente que le lleve a su vehículo a ser declarado como pérdida total, no le implicará un beneficio económico pese a contar con la cobertura correspondiente y poder efectuar un reclamo a la aseguradora. Su póliza le permitirá minimizar el golpe financiero derivado del imprevisto, pero continuará significándole un daño en su patrimonio. Desde luego, la afectación no será siquiera comparable con la que habría sucedido en caso de carecer de la cobertura necesaria.

Los planes de continuidad implican gastos, al igual que los servicios en torno suyo. En caso de no utilizarse, su costo dará lugar a una secuencia de gastos recurrentes, típicamente de montos irrelevantes, pero existentes. Sin embargo, al presentase una contingencia, el valor de la reducción de los efectos adversos, tanto económicos como operativos, debidos a las medidas de contención, es absolutamente considerable.

Las empresas requieren atender sus necesidades inmediatas y privilegiar las actividades que conforman su operación habitual de negocio. Sin embargo, en algún momento, deberán encargarse de desarrollar un plan de continuidad robusto y suficiente. La pandemia de Covid-19 nos recordó que tales medidas no son una pérdida de tiempo, sino que por el contrario, podrían convertirse en inversiones de alto impacto.