Ninguna empresa escapa a los costos por afrontar. Su administración requiere cuidado y atención ya que con frecuencia, un control de costos inadecuado es la razón por la cual una organización no es rentable.

Todo empresario sabe que los costos suelen clasificarse en fijos y variables, siendo los primeros aquellos que se presentan independientemente del nivel de actividad u operación en la empresa, mientras que los segundos se relacionan de forma más directa con el producto o servicio, incrementándose cuando la empresa tiene mayor actividad comercial. Sin ser muy rigoristas, podríamos entender a los costos fijos como el costo de existir, y a los variables como el costo de hacer.

El análisis que la empresa debe realizar a cada uno de estos rubros no es el mismo. Los costos fijos son normalmente compromisos estrictos adquiridos por la empresa los cuales normalmente no habrá de disolver antes de su finalización, salvo que esté dispuesta a afrontar penalizaciones. Tal es el caso de la renta de un inmueble, la contratación de un empleado o el arrendamiento de una maquinaria. Por ello, adquirir un nuevo gasto fijo demanda estudiar a detalle las razones por las que es necesario contraerlo, las ventajas que generará y las limitantes de la empresa que habrán de mejorarse. La decisión no siempre debe inclinarse por la opción menos costosa, sino en búsqueda de la mejor relación costo-beneficio, la cual no siempre es la misma en el corto y en el largo plazo.

Los gastos variables se entienden por lo regular como aquellos que están ligados directamente con la actividad de la empresa, y es común encontrar entre ellos materias primas, energéticos de alto consumo, fletes, y demás conceptos que se relacionan con la consecuencia de hacer una venta. Este tipo de gastos son repetitivos y de forma tradicional involucran aquella sustancia a la que la empresa agregará valor como parte de su operación. Aunque en algunos casos se ejercen bajo contratos de largo plazo, normalmente se operan sin contratos o a través de instrumentos de corto plazo por lo que hay mayor flexibilidad en ellos.

Hasta este punto, todo empresario estará de acuerdo, y es posible que parte de su éxito se deba al buen manejo que ha tenido de sus costos fijos y variables.

Los tiempos modernos han presentado nuevos retos a las empresas, obligándolas a ser más cuidadosas en sus análisis y estrategias. El mercado es en la actualidad más complejo que antes, componiéndose de consumidores más volátiles y competidores más ágiles. En décadas pasadas, una empresa atenta, metódica y cuidadosa podía desarrollar un nuevo producto, anticipando las características y tamaño de su mercado potencial, el volumen de ventas debido a la penetración a alcanzar en cada año, los gastos a afrontar, y el tiempo de vida del producto antes de que debiera ser actualizado o sustituido por una nueva alternativa. Este tipo de pronósticos hoy resultan menos precisos que antes, pues el universo de variables a considerar es sensiblemente mayor, e incluso muchas de ellas son desconocidas. Sin embargo, a la par de los retos, la evolución empresarial ofrece también nuevas oportunidades. Una de ellas se presenta en forma de estrategias que permiten variabilizar los costos.

La variabilización de costos no es otra cosa que la transformación de un costo fijo en uno variable, con la consideración de conseguir la menor proporción posible en costos fijos y en consecuencia, la mayor en variables. Esto no es posible sin romper algunos paradigmas profundamente arraigados en las empresas, que entienden los costos de manera similar a lo descrito en este texto hasta ahora.

Apple es líder indiscutible en tecnología de consumo, vendiendo millones de dispositivos cada mes y permaneciendo como una de las compañías más valiosas del mundo pese a sus orígenes humildes en los que Steve Jobs construyó los primeros modelos en el garaje de la casa de sus padres. En la actualidad, aun contando con algunos de los equipos de desarrollo tecnológico más capaces del mundo, la empresa no produce ni un tornillo, en contraste con marcas del mismo sector las cuales operan con plantas de producción propias en distintos países. Posiblemente de entrada lo anterior no parezca algo relevante, pero tras dedicar un momento a pensar en ello, podremos comprenderlo mejor. Apple ha desarrollado productos únicos en el mercado los cuales no pueden entenderse solo como una armoniosa combinación de partes, ya que uno de los principales componentes en todos sus productos es el software. Si pudiéramos tomar un iPhone y cambiar su sistema operativo eliminando iOS e instalando Android, el producto en definitiva dejaría de ser tan atractivo. Lo mismo sucede en una Mac con Windows, o en un Apple Watch, o en un iPad. Los productos de Apple son exitosos porque fueron los únicos en responsabilizarse tanto del software como del hardware, obteniendo resultados tan refinados y depurados que ninguna otra marca ha podido igualar. Mientras que Hewlett-Packard puede entender una laptop como el producto, Apple lo hace como la suma de la laptop y el sistema operativo. Lo anterior permite entender las razones por las que Apple decidió crear enormes equipos de desarrollo de software compuestos con los mejores ingenieros. Y también daría claridad, si fuera el caso, en los motivos por los cuales habría invertido en plantas de producción de categoría mundial. Pero no fue así.

Apple decidió conservar la mitad “limpia” de su negocio; aquella que es posible realizar en escritorios y cubículos, lejos de la maquinaria industrial, y que siempre será necesaria. No importa cuántas computadoras vendan, se requiere un software para ellas, desarrollado y listo para desde la primera pieza que se fabrique. No importan cuántos teléfonos inteligentes demande el merado, se requiere alguien que los diseñe, con planos y especificaciones listos antes de la manufactura del primer equipo.

El objeto físico es completamente diferente. Fabricar una laptop con las características y especificaciones de los productos Apple no es cosa sencilla. Para ello se requiere tanto de equipo como de instalaciones altamente especializadas, de cientos de componentes administrados bajo una compleja cadena de suministro internacional, de robustos equipos logísticos y numerosos equipos de trabajo. La inversión en instalaciones, maquinaria y equipo permitirá un retorno basado en el volumen de ventas, y la eficiencia en el trabajo afectará significativamente los resultados. En caso de que la demanda sea mayor a lo previsto, no se tendrá la agilidad necesaria para satisfacerla oportunamente, y si es menor, las plantas estarán ociosas afectando la rentabilidad de toda la operación. Y de pronto, la solución parce evidente.

Variabilizar un costo a través de los servicios de un tercero no es una decisión sencilla. Para que tenga un impacto apreciable es necesario hacerlo sobre un proceso relacionado directamente con el producto, ya que el implementarlo solamente en procesos de soporte podría tener efectos imperceptibles: gestionar el área legal de una empresa mediante outsourcing podrá variabilizar algunos costos, pero su impacto en los resultados será imperceptible (salvo que el giro de la organización sea justamente el de bufete jurídico). Sin embargo, el variabilizar costos del núcleo de la operación requiere una gran cantidad de trabajo previo, de análisis, de elaboración de planes y escenarios, así como de determinación y valor. El premio al hacerlo es conseguir una estructura mucho más clara, definida y predecible, además de poder liberar capital para destinarse otro tipo de inversiones. Mientras más costos fijos se conviertan en variables, menor será la exposición por riesgo de falla en pronóstico que tenga la empresa, más fácil será su administración, y más flexible será la operación.

La variabilización de costos puede ser una excelente alternativa para robustecer las operaciones, pero no está libre de problemas. Hasta este punto no se mencionado si hacerlo reduce o incrementa los costos totales. La realidad es que pueden ocurrir ambas cosas, dependiendo del tipo de operación y las circunstancias particulares. Lo normal sería esperar un ligero incremento en costos directos, y una reducción en los costos totales para volúmenes bajos, y un incremento en ambos rubros para volúmenes altos. Por lo general, la variabilización de costos es una magnífica alternativa para proyectos nuevos a fin de reducir la inversión inicial, para productos de ciclo corto, y para proyecciones de bajo volumen. Sospecho que si Apple actualizara sus equipos cada diez años en vez de hacerlo cada año, tendrían parte de la producción asignada a plantas propias. Bien vale la pena realizar los análisis pertinentes y determinar la conveniencia de varibilizar algunos costos.

Después de todo, desde la perspectiva del costeo unitario de un producto, los costos variables se vuelven fijos, y los costos fijos se convierten en variables. Pensemos un momento en ello, y en las implicaciones en las operaciones de una empresa.

Nota final. Desde antes de comenzar a escribir la presente entrada, puedo ya sentir la ira de mi procesador de textos. El término variabilizar no existe, así como aquellos que de él se desprenden. Lo sé, lo tengo claro, y asumo las consecuencias. Este sitio web cuida en extremo las formas ortográficas y gramaticales, pues creemos en ellas. Pero también aborda en ciertas ocasiones temas de vanguardia para los cuales no se han creado las palabras que permitan describirlos. Con la venia del lector y del procesador de textos, se incluyen en este y otros artículos, términos no contenidos en el DRAE.